--- title: "10 Prompts für geschäftliche E-Mails: von der Nachfrage bis zum verärgerten Kunden" description: "Nachfassen, höflich absagen, reklamieren, verärgerte Kunden: 10 Prompts für geschäftliche E-Mails zum Kopieren in ChatGPT, Claude oder Gemini." url: "https://kiheute.site/artikel/prompts-geschaeftliche-e-mails" lang: "de" author: "Thierry Gustin" published: "2026-10-08" updated: "2026-10-08" --- # 10 Prompts für geschäftliche E-Mails: von der Nachfrage bis zum verärgerten Kunden > **Das Wichtigste** — Damit die KI eine gute geschäftliche E-Mail schreibt, braucht sie drei Dinge: den Empfänger und deine Beziehung zu ihm, das Ziel der Nachricht und den gewünschten Ton. Die zehn Prompts unten decken Nachfassen, höfliche Absage, Anfrage, Reklamation und die Antwort an verärgerte Kunden ab. Lies den Text vor dem Versand immer gegen: Du bleibst der Absender. Diese 10 **Prompts für geschäftliche E-Mails** sparen dir Zeit bei den Nachrichten, die am meisten Nerven kosten: die Erinnerung, die du vor dir herschiebst, die Absage, die du nicht formulieren magst, die Antwort an einen genervten Kunden. Jeder Prompt lässt sich direkt in ChatGPT, Claude, Gemini oder Le Chat kopieren. Ersetze die \[Klammern\], ergänze den Kontext, den nur du kennst, und lies vor dem Absenden gegen. > **Prompt des Tages** — Prompt Nr. 1 ist eine Allzweckvorlage: Er passt zu fast jeder E-Mail und ist die Grundlage für die anderen neun. ```text Du bist ein Assistent für professionelle Texte. Schreib eine E-Mail auf Grundlage dieser Angaben: - Empfänger: [Name, Funktion, Beziehung zu mir: Kunde, Kollegin, Vorgesetzter, Lieferant] - Ziel: [was ich nach dem Lesen erreichen will] - Inhalte: [Fakten, Termine, Zahlen, Anhänge] - Ton: [freundlich, bestimmt, herzlich, neutral] - Anrede: [duzen oder siezen] Vorgaben: höchstens 150 Wörter, ein klarer und konkreter Betreff, nur eine Handlungsaufforderung am Ende, keine Floskeln. Erfinde keine Information, die nicht in meiner Anfrage steht. Schlag danach eine kürzere Variante vor. ``` ## Wie schreibst du gute Prompts für geschäftliche E-Mails? Eine gelungene E-Mail hängt vor allem von dem ab, was die KI nicht weiß: deine Vorgeschichte mit dem Empfänger, worum es wirklich geht, was du zusagen kannst und was nicht. Je genauer diese Angaben sind, desto weniger musst du nacharbeiten. Wenn du gerade erst anfängst, erklärt unser Ratgeber zum [perfekten Prompt](https://kiheute.site/artikel/perfekter-prompt-methode) die fünf Zutaten, auf denen jeder Prompt hier aufbaut. Soll die KI deinen Schreibstil nachahmen, füge zwei oder drei deiner alten E-Mails als Muster ein. Das ist das Prinzip des [Few-Shot Prompting](https://kiheute.site/artikel/few-shot-prompting). - **Der Empfänger**: seine Funktion und eure Beziehung (Erstkontakt, Stammkunde, direkte Vorgesetzte). - **Das Ziel**: die Reaktion, die du nach dem Lesen erwartest, zum Beispiel eine Antwort bis Freitag oder einen festen Termin. - **Die Grenzen**: was du nicht versprechen kannst und welche Informationen nicht auftauchen dürfen. ## E-Mails für den Alltag: anfragen, nachfassen, danken ### 2. Nachfassen, ohne zu nerven ```text Schreib eine Erinnerungs-E-Mail an [Empfänger], der seit [Zeitraum] nicht auf meine Anfrage zu [Thema] geantwortet hat. Es ist meine [erste / zweite] Erinnerung. Höflicher Ton, ohne Vorwurf. Fasse in einem Satz zusammen, worum es geht, nenne eine konkrete Frist ([Datum]) und mach die Antwort leicht (Ja/Nein oder Auswahl eines Termins). Höchstens 100 Wörter. ``` ### 3. Die Anfrage an die Vorgesetzte ```text Hilf mir, [Funktion der Führungskraft] um [mein Anliegen: Urlaub, Budget, Weiterbildung, Homeoffice] zu bitten. Argumente: [2 oder 3 konkrete Gründe]. Nimm den wahrscheinlichsten Einwand vorweg ([Einwand]) und schlag eine Lösung vor. Respektvoller und selbstbewusster Ton, höchstens 150 Wörter, mit Betreff. ``` ### 4. Ein Dank, der nicht hohl klingt ```text Schreib eine Dankes-E-Mail an [Person] für [was sie getan hat]. Nenne eine konkrete Wirkung ihrer Hilfe: [genaue Folge]. Vermeide Superlative. Höchstens 80 Wörter, ehrlicher und schlichter Ton. ``` ### 5. Das Besprechungsprotokoll ```text Mach aus meinen Besprechungsnotizen eine Protokoll-E-Mail für alle Teilnehmenden. Aufbau: getroffene Entscheidungen, Aufgaben (wer, was, bis wann), offene Punkte. Füge keine Entscheidung hinzu, die nicht in den Notizen steht; markiere Unklares in eckigen Klammern. Notizen: [Notizen einfügen] ``` ## Absagen, reklamieren, Klartext reden: heikle Nachrichten ### 6. Die höfliche Absage ```text Ich muss [die Anfrage] von [Person, Beziehung] ablehnen. Eigentlicher Grund: [Grund]. Die Beziehung soll keinen Schaden nehmen. Schreib eine Absage, die spätestens im zweiten Satz klar ist, ohne übertriebene Entschuldigungen, wenn möglich mit einer Alternative: [Alternative]. Höchstens 120 Wörter. ``` ### 7. Die Reklamation beim Lieferanten ```text Schreib eine Reklamation an [Lieferant] wegen [Problem], festgestellt am [Datum], Referenz [Bestell- oder Vertragsnummer]. Folgen für uns: [Auswirkung]. Ich verlange: [Erstattung, Ersatz, Einsatz vor Ort] bis zum [Datum]. Bestimmter und sachlicher Ton, ohne Aggressivität. Liste die Anhänge auf: [Dokumente]. ``` ### 8. Klare Worte an einen Kollegen ```text Ich muss [Kollege] auf ein Problem hinweisen: [konkreter Vorfall, Datum]. Schreib eine sachliche E-Mail, die den Vorfall und seine Auswirkung auf [Team / Projekt] beschreibt und ein 15-minütiges Gespräch vorschlägt. Keine Urteile über die Person. Sag mir danach, ob das Thema besser persönlich besprochen werden sollte. ``` ## Wie antwortest du einem verärgerten Kunden? Hier hilft die KI am meisten, weil sie nicht gekränkt ist. Die Antwort sollte das Problem anerkennen, erklären, wie es weitergeht, und nichts versprechen, was du nicht in der Hand hast. ### 9. Die Antwort auf eine Beschwerde ```text Hier ist die Nachricht eines verärgerten Kunden: [Nachricht einfügen, ohne seine Kontaktdaten]. Was tatsächlich passiert ist: [Fakten]. Was ich anbieten kann: [Geste, Frist, Lösung]. Schreib eine Antwort, die seinen Ärger anerkennt, ohne ein nicht belegtes Verschulden einzuräumen, und die Lösung mit einer konkreten Frist nennt. Ruhiger, menschlicher Ton, höchstens 150 Wörter. ``` ### 10. Die abgekühlte Version deines Entwurfs ```text Ich habe diese E-Mail im Ärger geschrieben: [Entwurf einfügen]. Schreib sie so um, dass sie in der Sache bestimmt bleibt, im Ton aber neutral ist. Entferne versteckte Vorwürfe und Ironie. Zeig mir danach als Liste die drei Stellen, die du am stärksten verändert hast, und warum. ``` ## Welcher Prompt passt zu welcher Situation? **Den passenden Prompt für deine Nachricht wählen** | Situation | Prompt | Darauf achten | | --- | --- | --- | | Keine Antwort auf eine Anfrage | Nr. 2 | Eine konkrete Frist nennen | | Urlaubs- oder Budgetanfrage | Nr. 3 | Den Einwand vorwegnehmen | | Besprechungsnotizen verteilen | Nr. 5 | Jede aufgeführte Entscheidung prüfen | | Nein sagen | Nr. 6 | Klare Absage gleich am Anfang | | Mangelhaftes Produkt oder Service | Nr. 7 | Belege beifügen | | Verärgerter Kunde | Nr. 9, dann Nr. 10 | Nichts Unsicheres versprechen | > **Achte darauf, was du einfügst** — Entferne Namen, Adressen, Vertragsnummern und Gesundheitsdaten, bevor du einen Mailverlauf in einen Chatbot kopierst, vor allem mit einem privaten Konto. Regeln und Empfehlungen findest du beim [Bundesbeauftragten für den Datenschutz (BfDI)](https://www.bfdi.bund.de) und in unserem Artikel über [persönliche Daten und KI](https://kiheute.site/artikel/persoenliche-daten-chatbot). Lies die E-Mail vor dem Versand laut vor: Ein generierter Text kann korrekt sein und trotzdem nicht nach dir klingen. Wie du den Stil überarbeitest, ohne deine eigene Stimme zu verlieren, zeigen unsere Tipps zum [Korrigieren von Texten mit KI](https://kiheute.site/artikel/texte-korrigieren-ki-eigener-stil). Speichere zum Schluss deine drei nützlichsten Prompts in einer Datei, damit sie beim nächsten Mal bereitliegen. ## Häufige Fragen ### Merkt mein Gegenüber, dass die E-Mail mit KI geschrieben wurde? Nicht unbedingt, aber manche austauschbaren Formulierungen verraten einen generierten Text. Füge ein persönliches Detail hinzu, kürze die Höflichkeitsfloskeln und lies laut gegen, damit die Nachricht nach dir klingt. ### Kann ich diese Prompts in Outlook oder Gmail nutzen? Ja, je nach Abo bieten Copilot in Outlook und Gemini in Gmail eine eingebaute Schreibhilfe. Die Prompts funktionieren aber auch per Kopieren und Einfügen in jedem anderen Assistenten. ### Muss ich angeben, ob geduzt oder gesiezt wird? Ja, das wird besonders oft vergessen. Schreib es in die Zeile „Anrede“ oder „Ton“ des Prompts, zum Beispiel „Sie-Form, freundlicher Ton“, damit du nicht alles neu schreiben musst. — Thierry Gustin, Autor und Trainer für künstliche Intelligenz · 8. Oktober 2026