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Angebote mit KI: Konzepte und Zahlungserinnerungen schreiben, ohne den Ton zu verfehlen

Von Veröffentlicht am 3 Min. Lesezeit

Hände legen einen Kugelschreiber auf ein unbedrucktes Dokument neben einem Briefumschlag und einer Tasse auf einem hellen Holzschreibtisch
Inhalt
  1. Wie schreibst du Angebote mit KI ohne Fehler?
  2. Welche Angaben prüfst du vor dem Versand?
  3. Das Konzept: überzeugen, ohne zu übertreiben
  4. Prompt 2: Das Konzept auf einer Seite
  5. Prompt 3: Einwände vorwegnehmen
  6. Zahlungserinnerungen: Welcher Ton passt zu welcher Stufe?
  7. Prompt 4: Die erste, freundliche Erinnerung
  8. Prompt 5: Die bestimmte Mahnung
  9. Prompt 6: Die letzte Mahnung vorbereiten
  10. Häufige Fragen

Wer Angebote mit KI schreibt, spart Zeit beim aufwendigsten Teil: die Leistung klar beschreiben, die Schritte gliedern, Kundenfragen vorwegnehmen. ChatGPT, Claude, Gemini oder Le Chat erledigen das auf Basis deiner Notizen. Preise, Fristen und Pflichtangaben prüfst du selbst. Hier sind die Prompts für Angebot, Konzept und Zahlungserinnerungen.

Du bist die Büroassistenz eines selbstständigen [Beruf, z. B. Elektrikers, Beraterin, Fotografen].

Hier sind meine Notizen nach dem Termin oder Telefonat mit dem Kunden, ohne seine Kontaktdaten: [Rohnotizen].

Aufgabe: Schreib den Inhalt eines klaren, detaillierten Angebots.
1. Eine eindeutige Bezeichnung der Leistung.
2. Die Beschreibung der Arbeiten oder Leistungen, aufgeteilt in Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit.
3. Lass bei jeder Position den Einzelpreis in eckigen Klammern frei: [Preis netto].
4. Einen Abschnitt „Nicht enthalten“, um Missverständnisse zu vermeiden.
5. Die Konditionen zum Ausfüllen in eckigen Klammern: Gültigkeitsdauer, Starttermin, geschätzte Dauer, Zahlungsbedingungen, eventuelle Anzahlung.

Vorgaben: Erfinde keine Preise, keine Fristen und keine rechtlichen Angaben. Wenn meine Notizen in einem Punkt unklar sind, liste deine Fragen am Ende auf, statt etwas anzunehmen.

Wie schreibst du Angebote mit KI ohne Fehler?

Die KI ist stark bei Form und Klarheit, schwach bei allem, was von deinem echten Geschäft abhängt: Kosten, Kapazitäten, Regeln deiner Branche. Die Methode lautet deshalb: Die KI schreibt, du behältst Zahlen und Zusagen in der Hand.

  1. Notier alles direkt nach dem Termin: geäußerte Wünsche, Rahmenbedingungen, was der Kunde ausdrücklich nicht will.
  2. Anonymisiere: Ersetze Name und Adresse des Kunden durch „der Kunde“.
  3. Starte den Prompt des Tages und beantworte die Fragen der KI.
  4. Füll die Klammern aus, mit deinen Preisen und Fristen, in deinem Angebots- oder Rechnungsprogramm.
  5. Prüf Summen und Angaben und verschick das Angebot dann unter deinem Namen.

Wenn du mit diesen Tools gerade erst anfängst, zeigt dir unser Überblick zu KI für Selbstständige, welche Aufgaben du noch abgeben kannst.

Welche Angaben prüfst du vor dem Versand?

Ein angenommenes Angebot bindet beide Seiten. Welche Angaben hineingehören, hängt von deiner Tätigkeit ab, und manche Branchen haben eigene Regeln. Übernimm sie nie aus einer KI-Antwort: Schau in die aktuellen Informationen des Existenzgründungsportals des Bundes oder frag deine Steuerberatung, gerade bei Angeboten und Rechnungen.

Die Rollenverteilung beim Angebot
ElementDie KI kann helfenPrüfst du selbst
LeistungsbeschreibungJa, klare FormulierungFachliche Richtigkeit
Mengen und EinheitenVorschlag auf Basis der NotizenEchte Maße und Berechnungen
Einzelpreise und SummenNeinPreise, Nettosumme, anzuwendende Umsatzsteuer, Bruttosumme
Fristen und StartterminNeinDeine echte Planung
Gültigkeit, Zahlung, AnzahlungFormulierungDeine Konditionen
PflichtangabenErinnert an die FrageOffizielle Vorgaben für deine Tätigkeit

Das Konzept: überzeugen, ohne zu übertreiben

Bei größeren Aufträgen gehört zum Angebot oft ein Konzept, das dein Vorgehen erklärt. Hier ist die KI am nützlichsten, sofern du ihr Fachjargon und vage Versprechen verbietest.

Prompt 2: Das Konzept auf einer Seite

Schreib auf Basis dieser Notizen: [einfügen] ein einseitiges Angebotskonzept für [Art von Kunden].
Aufbau: Ihre Ausgangslage (in den Worten des Kunden), was ich vorschlage, wie es abläuft (3 Schritte), was Sie bekommen, nächster Schritt.
Ton: [sachlich / herzlich]. Kurze Sätze, keine Superlative, keine bezifferten Ergebnisversprechen.
Verwende nur die Referenzen und Projekte, die ich dir nenne: [Liste oder „keine“].

Prompt 3: Einwände vorwegnehmen

Hier ist mein Angebot: [Inhalt ohne Kontaktdaten einfügen]. Versetz dich in einen vorsichtigen Kunden vom Typ [Art von Kunden].
Nenne die 5 Fragen oder Einwände, die er wahrscheinlich stellt (Preis, Frist, Umfang, Gewährleistung).
Schlag zu jedem eine kurze, ehrliche Antwort vor und sag, ob ich mein Angebot klarer formulieren sollte, um ihn zu vermeiden.

Zahlungserinnerungen: Welcher Ton passt zu welcher Stufe?

Eine verspätete Zahlung ist nicht unbedingt böser Wille: Vergessen, interne Abläufe, ein vorübergehender Engpass. Eine abgestufte Erinnerung schont die Beziehung und schützt trotzdem deine Liquidität. Die KI hilft dir, auf jeder Stufe den richtigen Ton zu treffen, ohne Aggression und ohne unnötige Entschuldigungen.

Prompt 4: Die erste, freundliche Erinnerung

Schreib eine Zahlungserinnerung per E-Mail zu einer offenen Rechnung.
Rechnung Nr. [Nummer], Betrag [Bruttobetrag], seit [Anzahl] Tagen fällig, Leistung: [Beschreibung].
Ton: freundlich und sachlich, wir gehen von einem Versehen aus. Höchstens 90 Wörter.
Nenne die Zahlungsdaten als Platzhalter: [IBAN, trage ich selbst ein], und biete an, die Rechnung bei Bedarf erneut zu schicken.

Prompt 5: Die bestimmte Mahnung

Mein Kunde hat auf meine erste Erinnerung vom [Datum] zur Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] nicht reagiert.
Schreib eine zweite Mahnung, bestimmt und höflich: Sachstand, neue Zahlungsfrist [Datum], Hinweis auf die in meinen Bedingungen vereinbarten Regelungen bei Zahlungsverzug: [genaue Klausel einfügen].
Keine Drohungen, keine persönlichen Vorwürfe. Biete ein Telefonat an, falls es Schwierigkeiten gibt.

Prompt 6: Die letzte Mahnung vorbereiten

Bereite den Entwurf einer letzten Mahnung vor, für Rechnung Nr. [Nummer], Betrag [Betrag], fällig am [Datum], Erinnerungen verschickt am [Daten].
Aufbau: offene Forderung, Verlauf der Erinnerungen, letzte Zahlungsfrist von [Anzahl] Tagen, Hinweis auf mögliche weitere Schritte, falls nicht gezahlt wird.
Markiere am Ende deutlich die Punkte, die ich vor dem Versand von einer Rechtsberatung prüfen lassen oder an einer offiziellen Quelle nachlesen muss.

Bleiben die Mahnungen ohne Wirkung, gibt es Wege wie das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassobüro. Lass dich dazu beraten, bevor du einen Schritt gehst. Für den richtigen Ton in all deinen Nachrichten ergänzen unsere Prompts für geschäftliche E-Mails und unsere Prompts für den Kundenservice diese Methode.

Behalte beim nächsten Kundentermin deine Notizen und teste direkt danach den Prompt des Tages. Speichere anschließend deine drei geprüften Mahnvorlagen: Wenn eine Rechnung offen bleibt, musst du nur noch die Klammern ausfüllen.

Häufige Fragen

Hat ein mit KI geschriebenes Angebot dieselbe Gültigkeit?

Ja, die Gültigkeit hängt nicht vom Werkzeug ab, mit dem es geschrieben wurde, sondern vom Inhalt und davon, ob der Kunde es annimmt. Deshalb prüfst du jeden Preis, jede Frist und jede Angabe vor dem Versand selbst.

Kennt die KI die Pflichtangaben eines Angebots?

Sie kennt die groben Linien, kann aber etwas vergessen oder sich auf veraltete Regeln oder die einer anderen Branche stützen. Prüf immer an offiziellen Quellen wie dem Existenzgründungsportal des Bundes oder mit deiner Steuerberatung.

Darf ich der KI die Kontaktdaten meines Kunden geben?

Das ist nicht nötig: Ersetze sie durch „der Kunde“ und trag sie selbst in deinem Programm ein. So teilst du weniger personenbezogene Daten mit dem KI-Dienst.

Wie viele Erinnerungen schicke ich vor der letzten Mahnung?

Eine allgemeine feste Zahl gibt es nicht. Viele Selbstständige schicken erst eine freundliche Erinnerung, dann eine bestimmte Mahnung und danach die letzte Mahnung. Pass den Rhythmus an die Kundenbeziehung und deine Geschäftsbedingungen an.