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Protokoll mit KI: von der Transkription zur Aufgabenliste, ohne etwas zu vergessen

Von Veröffentlicht am 4 Min. Lesezeit

Besprechungstisch aus der Nähe mit aufgeschlagenem Notizbuch, Stift und Kaffeetassen, im unscharfen Hintergrund zwei Personen im Gespräch
Inhalt
  1. Wie bekommst du eine brauchbare Transkription?
  2. Protokoll mit KI erstellen: die Methode in drei Schritten
  3. Aufgaben vor dem Versand prüfen
  4. Die Follow-up-Mail vorbereiten
  5. Welches Format passt zu welcher Besprechung?
  6. Darfst du eine Besprechung ohne Ankündigung aufzeichnen?
  7. Die häufigsten Fehler
  8. Häufige Fragen

Ein Protokoll mit KI entsteht in drei Schritten: Du besorgst eine Transkription oder Rohnotizen, lässt den Assistenten Beschlüsse und Aufgaben herausarbeiten und liest alles vor dem Versand gegen. Mit klaren Vorgaben machen ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot aus einer Stunde Diskussion eine übersichtliche Seite. Hier findest du Prompts zum Kopieren und die Regeln, die du beachten musst, inklusive Einwilligung und DSGVO.

Du bist die Assistenz der Geschäftsleitung und schreibst das Protokoll der folgenden Besprechung.

Kontext: Besprechung [Art, z. B. wöchentliches Teammeeting] am [Datum], Teilnehmende: [Vornamen und Rollen]. Das Protokoll geht an [Empfänger].

Aufgabe: Erstelle aus der Transkription ein Protokoll in 4 Teilen:
1. Anlass der Besprechung (höchstens 2 Sätze)
2. Getroffene Beschlüsse (Liste, ein Beschluss pro Zeile)
3. Aufgaben: Tabelle mit den Spalten Aufgabe / Verantwortlich / Frist
4. Offene Punkte und ungeklärte Fragen

Vorgaben:
- Übernimm nur, was tatsächlich gesagt wurde. Erfinde keine Beschlüsse, keine Verantwortlichen und keine Termine.
- Wenn keine verantwortliche Person oder keine Frist festgelegt wurde, schreib „Noch offen“.
- Markiere unklare oder unverständliche Stellen in [eckigen Klammern].
- Neutraler Ton, kurze Sätze, höchstens 400 Wörter.

Transkription:
"""
[Transkription oder Notizen hier einfügen]
"""

Wie bekommst du eine brauchbare Transkription?

Alles steht und fällt mit dem Ausgangsmaterial. Videokonferenz-Tools wie Teams, Zoom oder Google Meet bieten eine automatische Transkription an, je nach Tarif und Einstellungen deiner Organisation. Bei einer Besprechung im Raum reicht oft die Diktier-App deines Smartphones, deren Aufnahme du anschließend von einem KI-Assistenten transkribieren lässt. Und wenn es keine Aufnahme gibt: Auch handschriftliche oder getippte Stichpunkte liefern schon gute Ergebnisse. Die KI bringt sie zuverlässig in eine Ordnung.

Protokoll mit KI erstellen: die Methode in drei Schritten

Am zuverlässigsten ist es, das Herausziehen der Inhalte vom Formulieren zu trennen. Zuerst liefert der Prompt des Tages eine strukturierte Fassung. Dann prüfst du sie. Zum Schluss passt du das Format an die Empfänger an: Eine Geschäftsleitung liest ein anderes Dokument als ein Projektteam. Ist die Transkription sehr lang, lass dir vorher eine Zusammenfassung pro Tagesordnungspunkt geben, wie in unserem Ratgeber Dokument mit KI zusammenfassen beschrieben.

Aufgaben vor dem Versand prüfen

Lies das Protokoll, das du gerade erstellt hast, noch einmal und vergleiche es mit der Transkription.

Zitiere für jede aufgeführte Aufgabe den genauen Satz aus der Transkription, der sie belegt. Wenn du keinen passenden Satz findest, markiere die Aufgabe als „nicht bestätigt“.

Liste anschließend alle Themen auf, die in der Transkription besprochen wurden, im Protokoll aber fehlen.

Dieser zweite Prompt ist dein Sicherheitsnetz. Ein Assistent kann eine Aufgabe der falschen Person zuordnen oder aus einer bloßen Idee einen Beschluss machen. Das ist eine Form von KI-Halluzinationen, die besonders oft vorkommt, wenn mehrere Stimmen durcheinander sprechen.

Die Follow-up-Mail vorbereiten

Schreibe auf Grundlage des freigegebenen Protokolls unten die Begleitmail an alle Teilnehmenden.

- Betreff: klar, mit Name und Datum der Besprechung
- Text: 3 zusammenfassende Sätze, danach die Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Fristen
- Schluss: Bitte, Korrekturen innerhalb von 48 Stunden zu melden
- Freundlicher, professioneller Ton, höchstens 150 Wörter

Protokoll:
"""
[freigegebenes Protokoll einfügen]
"""

Weitere Vorlagen für Versand und Nachfassen findest du in unseren Prompts für geschäftliche E-Mails.

Welches Format passt zu welcher Besprechung?

Das Protokoll an den Anlass anpassen
Art der BesprechungEmpfohlenes FormatZusatz für den Prompt
Wöchentliches TeammeetingErgebnisprotokoll mit AufgabenHöchstens eine Seite, Aufgaben als Tabelle
LenkungsausschussEntscheidungsvorlageBeginne mit Beschlüssen und Risiken, dann die Details
KreativworkshopIdeenliste nach ThemenGruppiere die Ideen ohne Wertung, markiere die ausgewählten
KundengesprächBedarf, Einwände, nächste SchritteTrenne Aussagen des Kunden von Vorschlägen des Teams
KrisenbesprechungChronologie und SofortmaßnahmenNenne die Uhrzeit jedes Beschlusses, falls sie in der Transkription steht

Darfst du eine Besprechung ohne Ankündigung aufzeichnen?

Nein. Wer die Stimme einer Person aufnimmt und die Aufnahme von einem KI-Dienst verarbeiten lässt, verarbeitet personenbezogene Daten. Die DSGVO verlangt, dass die Teilnehmenden klar informiert werden: wer aufzeichnet, zu welchem Zweck, wie lange die Aufnahme gespeichert wird und wer Zugriff hat. Am einfachsten kündigst du die Aufnahme zu Beginn an und holst die Zustimmung aller ein. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) und die Datenschutzbehörden der Länder informieren zu diesen Pflichten. Vielleicht gibt es in deinem Unternehmen auch schon eine interne Regel: Frag im Zweifel beim Datenschutzbeauftragten nach, falls es einen gibt.

Die häufigsten Fehler

  1. Ungelesen verschicken. Jemand, der dabei war, muss das Protokoll freigeben, vor allem die Aufgaben.
  2. Transkription ohne Kontext einfügen. Ohne Teilnehmerliste und Rollen verwechselt die KI häufig, wer was gesagt hat.
  3. Ein zu langes Protokoll verlangen. Leg eine Wortgrenze fest: Ein Protokoll, das niemand liest, bringt nichts.
  4. Vage Fristen stehen lassen. „Zeitnah“ ist kein Datum. Der Prompt des Tages erzwingt „Noch offen“, damit Unklarheiten sichtbar werden.
  5. Aufnahmen ewig aufbewahren. Lösche sie, sobald das Protokoll freigegeben ist, es sei denn, deine Organisation regelt das anders.

Mach bei deiner nächsten Besprechung einen einfachen Test: Kündige die Aufnahme an, nenne für jede Aufgabe eine verantwortliche Person und lass die Transkription dann durch den Prompt des Tages und den Prüf-Prompt laufen. Vergleiche das Ergebnis mit deinen eigenen Notizen. Nach zwei oder drei Besprechungen weißt du, welche Vorgaben du ergänzen musst, damit das Protokoll genau zu deinem Team passt.

Häufige Fragen

Welcher KI-Assistent eignet sich für ein Besprechungsprotokoll?

ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot können alle eine Transkription strukturieren. Oft ist der Assistent die beste Wahl, der schon in dein Videokonferenz-Tool integriert oder von deinem Unternehmen freigegeben ist, denn so kopierst du keine Daten zu einem externen Dienst. Prüf einfach, ob die IT-Abteilung das Tool genehmigt hat.

Erkennt die KI, wer gerade spricht?

Manche Videokonferenz-Tools ordnen die Redebeiträge in der Transkription den Sprechenden zu, je nach Tarif und Einstellungen. Bei einer Aufnahme im Besprechungsraum ist das nicht garantiert. Gib im Prompt immer die Teilnehmerliste an und prüf die Zuordnungen.

Brauche ich die Zustimmung aller Teilnehmenden für eine Aufnahme?

Mindestens musst du sie gemäß DSGVO klar über die Aufnahme, ihren Zweck und die Speicherdauer informieren. Am sichersten ist es, zu Beginn der Besprechung die ausdrückliche Zustimmung aller einzuholen. Im Zweifel fragst du den Datenschutzbeauftragten deines Unternehmens.

Was tun, wenn die Transkription Fehler enthält?

Eigennamen, Abkürzungen und Zahlen werden oft falsch transkribiert. Gib der KI am Anfang des Prompts ein kleines Glossar (Namen der Teilnehmenden, Projekte, Abkürzungen) und bitte sie, unsichere Stellen in eckigen Klammern zu markieren, statt zu raten.