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KI-Ratgeber

Was nie in einen Chatbot gehört: der Ratgeber zu persönlichen Daten und KI

Von Veröffentlicht am 4 Min. Lesezeit

Nahaufnahme einer elektronischen Leiterplatte, deren Leiterbahnen und Bauteile in blaues Licht getaucht sind
Inhalt
  1. Was ist ein personenbezogenes Datum in einem Prompt?
  2. Was du nie in einen Chatbot kopieren solltest
  3. Wie nutzt du KI, ohne persönliche Daten preiszugeben?
  4. Diese Datenschutz-Einstellungen solltest du prüfen
  5. Persönliche Daten und KI im Unternehmen: Wer haftet?
  6. Häufige Fragen

Eine Kunden-E-Mail oder einen Arztbericht in einen Chatbot zu kopieren, dauert zwei Sekunden. Ihn wieder herauszubekommen, ist viel schwieriger. Beim Thema persönliche Daten und KI gilt eine einfache Regel: Gib dem Tool nur, was es für die Antwort wirklich braucht. Hier erfährst du, was nie hineingehört, welche Einstellungen du prüfen solltest und was die DSGVO vorsieht, besonders im Job.

Du bist Berater für DSGVO-Konformität in kleinen Unternehmen in Deutschland.
Erstelle eine Richtlinie zur Nutzung generativer KI-Tools für [Art des Unternehmens, z. B. ein Steuerbüro mit 12 Beschäftigten].
Genutzte Tools: [z. B. ChatGPT im Business-Tarif, Copilot].
Erlaubte Anwendungen: [z. B. Texte schreiben, umformulieren, öffentliche Dokumente zusammenfassen].
Gewünschter Aufbau:
1. Zweck und Geltungsbereich.
2. Liste der Informationen, die in keinem Prompt stehen dürfen, mit je einem Beispiel.
3. Methode, um einen Text vor der Nutzung zu anonymisieren.
4. Pflichteinstellungen für die Konten.
5. Menschliche Prüfung der erzeugten Inhalte.
6. Interner Ansprechpartner bei Zweifeln oder Vorfällen.
Klare Sprache, höchstens 2 Seiten. Markiere mit [ZU PRÜFEN] jeden Punkt, der die Einschätzung eines Juristen oder des Datenschutzbeauftragten braucht.

Was ist ein personenbezogenes Datum in einem Prompt?

Nach Artikel 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Also ein Name, aber auch eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Kundennummer oder eine Kombination von Hinweisen: „die Finanzchefin unserer Münchner Niederlassung“ meint genau eine Person. Einen Namen durch ein Kürzel zu ersetzen, reicht deshalb nicht immer. Die DSGVO stellt außerdem klar, dass pseudonymisierte Daten, die sich mit einer Zusatzinformation einer Person zuordnen lassen, personenbezogen bleiben.

Was du nie in einen Chatbot kopieren solltest

Manche Informationen sind besonders riskant, wenn sie gespeichert, von Dritten eingesehen oder nach einem Datenleck öffentlich werden. Die DSGVO schützt außerdem sogenannte besondere Kategorien strenger (Artikel 9): Gesundheit, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten, Sexualleben und sexuelle Orientierung.

Informationen, die nicht in deine Prompts gehören
Art der InformationBeispieleWas du stattdessen tust
Zugangsdaten und GeheimnissePasswörter, Zugangscodes, API-SchlüsselNie eingeben, auch nicht „zum Testen“
BankdatenIBAN, Kartennummer, KontoauszügeDie Situation ohne Nummern beschreiben
Amtliche NummernSozialversicherungsnummer, Reisepassnummer, Steuer-IDAus dem Dokument löschen
Gesundheit und sensible DatenDiagnose, Krankschreibung, Religion, GewerkschaftNicht weitergeben oder stark verallgemeinern
Daten von Kunden oder BeschäftigtenKundendatei, Beurteilungen, GehälterDurch [Kunde A], [Mitarbeiter 1] ersetzen
Vertrauliche InformationenVerträge, unveröffentlichte Zahlen, ProjekteVorher die interne Richtlinie prüfen

Wie nutzt du KI, ohne persönliche Daten preiszugeben?

Die richtige Methode steckt in einem Grundsatz der DSGVO, der Datenminimierung: nur die Daten verarbeiten, die nötig sind. Um eine heikle E-Mail umzuformulieren, braucht die KI nicht den Namen des Kunden, sondern nur den Kontext. Ersetze die Angaben selbst, bevor du den Text einfügst, und setz die echten Namen danach in deinem E-Mail-Programm wieder ein.

  1. Ersetze Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften durch Platzhalter: [Person A], [Firma B], [Stadt].
  2. Lösche Nummern (Vertrag, Akte, Rechnung) und zu genaue Datumsangaben, wenn sie jemanden erkennbar machen.
  3. Lies den Text noch einmal mit der Frage: Könnte ein Kollege erraten, um wen es geht?
  4. Füge die anonymisierte Fassung ein, arbeite damit und setz die echten Angaben außerhalb des Chatbots wieder ein.

Bei einer Tabelle musst du die echte Datei gar nicht schicken: Lass dir erfundene Daten mit derselben Struktur erzeugen, wie in unserem Artikel über KI in Excel und Google Sheets.

Erzeuge eine fiktive Tabelle mit 20 Zeilen und genau diesen Spalten: [Spaltennamen und Format jeder Spalte].
Die Werte sollen realistisch, aber erfunden sein: keine Namen echter Personen, keine existierenden Unternehmen.
Füge 3 problematische Zeilen hinzu (leere Zelle, Dublette, falsches Format), damit ich meine Formeln testen kann.

Diese Datenschutz-Einstellungen solltest du prüfen

ChatGPT, Claude, Gemini, Le Chat und Copilot bieten Einstellungen zum Verlauf und zur Nutzung von Gesprächen für die Verbesserung der Modelle. Bezeichnungen und Standardwerte ändern sich und unterscheiden sich zwischen kostenlosen, kostenpflichtigen und geschäftlichen Tarifen. Prüf sie deshalb direkt in deinen Kontoeinstellungen, statt dich auf einen älteren Artikel zu verlassen.

Persönliche Daten und KI im Unternehmen: Wer haftet?

Kopiert ein Beschäftigter Kundendaten in einen Chatbot, bleibt grundsätzlich das Unternehmen nach der DSGVO für die Verarbeitung verantwortlich. Es muss diese Nutzung also regeln: Tools wählen, deren Vertragsbedingungen die Datenverarbeitung absichern, festlegen, was erlaubt ist, die Teams schulen und, falls vorhanden, den Datenschutzbeauftragten einbinden. Die europäische KI-Verordnung bringt eigene Pflichten mit, die wir in unserem Artikel zur KI-Verordnung erklären.

Erledige heute zwei Dinge: Öffne die Einstellungen deines Chatbots und prüfe Verlauf, Gedächtnis und Training. Und gewöhn dir an, jeden Text vor dem Einfügen zu anonymisieren. Wenn du im Team arbeitest, liefert dir der Prompt des Tages eine erste Richtlinie, die du prüfen lassen kannst.

Häufige Fragen

Darf ich meinen Lebenslauf in ChatGPT einfügen, um ihn zu verbessern?

Bei deinem eigenen Lebenslauf entscheidest du selbst, entferne aber Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum: Für die Textverbesserung sind sie unnötig. Beim Lebenslauf eines Bewerbers verarbeitest du Daten Dritter. Im Unternehmen muss das in der internen Richtlinie vorgesehen sein.

Schützt eine kostenpflichtige Version meine Daten besser?

Business- und Enterprise-Tarife enthalten oft strengere vertragliche Zusagen zur Datennutzung. Das gilt aber nicht automatisch für jeden kostenpflichtigen Einzeltarif. Lies die Bedingungen deines konkreten Tarifs.

Kann ich bei einem KI-Anbieter die Löschung meiner Daten verlangen?

Die DSGVO sieht unter anderem Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch vor. Wie du sie ausübst, steht in der Datenschutzerklärung des Anbieters. Bei Problemen kannst du dich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Ist es eine gute Idee, einen Text von der KI anonymisieren zu lassen?

Nein, wenn der Originaltext die schützenswerten Daten schon enthält: Du hättest sie weitergegeben, um sie zu verbergen. Ersetze sie selbst oder mit einem lokalen Tool. Die KI kann dir aber helfen zu prüfen, ob ein bereits anonymisierter Text noch offensichtliche Hinweise enthält.