Excel und Google Sheets: 10 Prompts, mit denen die KI Formeln und Analysen schreibt

Wer KI Excel Google Sheets zusammenbringt, spart Zeit: ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot schreiben dir in Sekunden die Formel, nach der du seit einer Stunde suchst. Dafür musst du ihnen deine Tabelle beschreiben wie einem Kollegen, der sie nicht sieht. Hier sind 10 Prompts für Formeln, Datenbereinigung, Pivot-Tabellen, Analysen und Skripte, plus eine Methode, um alles zu prüfen.

Du bist Experte für [Excel / Google Sheets], deutsche Version.
Meine Tabelle steht im Tabellenblatt „[Name]“:
- Spalte A: [Inhalt, z. B. Bestelldatum im Format TT.MM.JJJJ]
- Spalte B: [Inhalt]
- Spalte C: [Inhalt]
Die Daten gehen von Zeile 2 bis Zeile [N], Zeile 1 enthält die Überschriften.
In [Zelle] möchte ich: [gewünschtes Ergebnis, z. B. die Summe der Umsätze im März für den Kunden aus F1].
Gib mir:
1. Die Formel mit deutschen Funktionsnamen und dem Semikolon als Trennzeichen.
2. Eine Erklärung jedes Bestandteils in einer Zeile.
3. Ein Beispiel mit 3 erfundenen Zeilen und dem erwarteten Ergebnis, damit ich sie testen kann.
4. Die Fälle, in denen die Formel einen Fehler liefern könnte.

KI Excel Google Sheets: Warum die Tabelle beschreiben?

Die KI sieht deine Datei nicht, solange du sie ihr nicht gibst. Sie rät also, wo welche Spalte steht, wie Datumswerte formatiert sind und ob es Überschriften gibt. Eine falsche Formel liegt fast immer an einer lückenhaften Beschreibung. Drei Angaben ersparen dir die meisten Rückfragen: das Programm, die Sprache der Oberfläche und das Trennzeichen. Im deutschen Excel heißen die Funktionen WENN, SUMMEWENNS oder XVERWEIS, und Argumente werden mit Semikolon getrennt. Ist deine Oberfläche auf Englisch, sag das dazu.

Formeln schreiben, verstehen und reparieren

Der Prompt des Tages deckt das Schreiben ab. Die nächsten beiden helfen, wenn du eine Datei übernimmst, die du nicht verstehst, oder wenn eine Zelle einen Fehler anzeigt.

Prompt 2 – Formel erklären
Hier ist eine Formel aus einer [Excel- / Google-Sheets-]Datei: [Formel einfügen]
Erklär sie Schritt für Schritt, als würde ich nur SUMME und WENN kennen. Schlag dann eine einfachere, besser lesbare Variante vor, falls es eine gibt, und sag, ob das Ergebnis gleich bleibt.

Prompt 3 – Fehler beheben
Meine Formel [Formel einfügen] liefert [#NV / #WERT! / #BEZUG! / ein falsches Ergebnis].
Kontext: [was in den betroffenen Zellen steht, Format der Daten].
Liste die wahrscheinlichen Ursachen von der häufigsten bis zur seltensten auf, sag, wie ich jede prüfen kann, und gib mir dann die korrigierte Formel.

Daten mit KI bereinigen und strukturieren

Dubletten, überflüssige Leerzeichen und Datumsangaben in drei verschiedenen Schreibweisen verfälschen jede Berechnung. Die KI schlägt dir die passende Methode vor, aber leg vorher eine Kopie deiner Datei an.

Prompt 4 – Bereinigung
In [Excel / Google Sheets] enthält meine Spalte [Buchstabe] [beschreib das Problem: Namen in Groß- und Kleinschreibung gemischt, zu viele Leerzeichen, Datumswerte als Text, Dubletten].
Hier sind 5 anonymisierte Beispielwerte: [Beispiele]
Schlag die einfachste Methode vor: Formel in einer Hilfsspalte oder eingebaute Funktion des Programms. Nenn die Schritte der Reihe nach und erklär, wie ich danach die Originaldaten ersetze.

Prompt 5 – Bedingte Formatierung
Ich möchte, dass in [Bereich] die Zeilen, in denen [Bedingung, z. B. das Fälligkeitsdatum überschritten ist und der Status nicht „Bezahlt“ lautet], in [Farbe] erscheinen.
Gib mir die benutzerdefinierte Formel für die bedingte Formatierung in [Excel / Google Sheets] und den genauen Weg durch die Menüs.

Pivot-Tabellen, Analysen und Diagramme

Prompt 6 – Pivot-Tabelle
Meine Daten: [Spalten und Inhalt]. Ich möchte wissen: [Frage, z. B. den Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter und Quartal].
Erklär mir, wie ich die Pivot-Tabelle in [Excel / Google Sheets] aufbaue: was in Zeilen, Spalten, Werte und Filter gehört und wie ich Datumswerte nach Quartalen gruppiere.

Prompt 7 – Tabelle analysieren
Hier ist ein Auszug aus meinen anonymisierten Daten: [20 bis 50 Zeilen einfügen oder Datei anhängen, wenn dein Tool das erlaubt].
Beschreib, was dir auffällt: Trends, Ausreißer, fehlende Daten. Gib zu jeder Beobachtung die Formel oder den Arbeitsschritt an, mit dem ich sie in der vollständigen Datei selbst prüfen kann.
Zieh keine Schlüsse, die die Daten nicht hergeben.

Prompt 8 – Das richtige Diagramm wählen
Ich möchte [Botschaft, z. B. die monatliche Umsatzentwicklung von 3 Produkten] für [Zielgruppe] darstellen.
Welchen Diagrammtyp empfiehlst du in [Excel / Google Sheets] und warum? Nenn die wichtigen Einstellungen: Achsen, Titel, Farben, Beschriftungen.

Bei einer etwas komplexeren Analyse bittest du die KI, ihren Denkweg offenzulegen, bevor sie ein Fazit zieht. Wie das geht, steht in unserem Artikel darüber, wie die KI Schritt für Schritt denken soll.

Lässt sich eine Aufgabe per Skript automatisieren?

Ja. Google Sheets programmierst du mit Apps Script, Excel je nach Version mit VBA-Makros oder Office-Skripten. Die KI schreibt diese Skripte, aber du musst verstehen, was sie tun, bevor du sie startest. Ein Skript kann Daten verändern oder löschen.

Prompt 9 – Skript
Schreib ein [Apps Script für Google Sheets / VBA-Makro für Excel], das [Aufgabe, z. B. jede Zeile mit dem Status „Freigegeben“ in das Tabellenblatt „Archiv“ kopiert und sie danach im Ursprungsblatt löscht].
Kommentiere jeden Abschnitt auf Deutsch, bau vor jedem Löschvorgang eine Bestätigung ein und erklär Schritt für Schritt, wie ich es einrichte und starte.

Wie prüfst du eine Formel, die die KI vorschlägt?

Eine Formel ohne Fehlermeldung ist nicht automatisch richtig. Die KI kann auch eine Funktion erfinden, die es in deinem Programm gar nicht gibt: eine Form von KI-Halluzination. Der letzte Prompt baut dir einen Testdatensatz.

Prompt 10 – Testdatensatz
Hier ist die Formel, die du mir vorgeschlagen hast: [Formel]. Erstelle 8 Zeilen mit erfundenen Daten, die normale Fälle und Grenzfälle abdecken: leere Zelle, Text statt Zahl, Dublette, Datum am Monatsende. Gib für jede Zeile das erwartete Ergebnis an.

1. Füg den Testdatensatz in ein leeres Tabellenblatt ein und vergleiche die Ergebnisse Zeile für Zeile.
2. Rechne ein oder zwei Ergebnisse von Hand oder mit einer einfachen Funktion nach.
3. Schlag jede unbekannte Funktion in der offiziellen Hilfe von Microsoft oder Google nach.
4. Wende die Formel erst danach auf die echte Datei an, und zwar auf eine Kopie.

Such dir heute die Formel aus, die dich am meisten Zeit kostet, beschreib deine Tabelle mit dem Prompt des Tages und teste das Ergebnis mit Prompt 10. Bewahr deine besten Formeln danach in einem Tabellenblatt „Merkzettel“ in deiner Arbeitsmappe auf.

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