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Woche mit KI planen: 12 Prompts zum Planen, Priorisieren und Dranbleiben

Von Veröffentlicht am 3 Min. Lesezeit

Hand hält bunte Haftnotizen mit den Aufschriften „To Do“, „Doing“ und „Done“ wie auf einem Aufgabenboard
Inhalt
  1. Wie kannst du die Woche mit KI planen, ohne Zeit zu verlieren?
  2. Prompt 2: aus dem Durcheinander eine klare Liste machen
  3. Welche Aufgaben kommen zuerst dran?
  4. Prompt 3: die Eisenhower-Matrix anwenden
  5. Prompt 4: die 3 Prioritäten der Woche wählen
  6. Prompt 5: eine Anfrage freundlich verschieben
  7. Große Projekte in machbare Aufgaben zerlegen
  8. Prompt 6: ein Projekt aufteilen
  9. Prompt 7: Aufschieberitis überwinden
  10. Prompt 8: Zeitaufwand realistisch schätzen
  11. Wie berücksichtigst du deine Energie?
  12. Prompt 9: nach deinen Leistungshochs planen
  13. Prompt 10: nach einer Störung neu planen
  14. Der Wochenrückblick in 15 Minuten
  15. Prompt 11: Bilanz der Woche ziehen
  16. Prompt 12: die nächste Woche vorbereiten
  17. Häufige Fragen

Um deine Woche mit KI planen zu können, brauchst du keine neue App: Ein Chat-Assistent und zehn Minuten am Sonntagabend oder Montagmorgen reichen. Die KI entscheidet nicht für dich, aber sie sortiert, schätzt, zerlegt und schlägt einen Plan vor, den du anpasst. Hier sind 12 Prompts, geordnet nach Schritten: planen, priorisieren, zerlegen, Energie einteilen und Bilanz ziehen.

Du bist ein pragmatischer Organisationsassistent. Hilf mir, meine Woche vom [Datum] bis [Datum] zu planen.

Meine verfügbaren Arbeitszeiten: [z. B. Mo bis Fr 9 bis 18 Uhr, Mittwochnachmittag frei].
Meine festen Termine: [Liste mit Tagen und Uhrzeiten].
Meine Aufgaben für diese Woche, ungeordnet: [Liste].
Meine 3 wichtigsten Ziele: [Ziele].

Vorgaben:
- Schätze die Dauer jeder Aufgabe und markiere die, die du nicht einschätzen kannst.
- Leg anspruchsvolle Aufgaben auf den Vormittag, kurze Aufgaben ans Ende des Tages.
- Plane jeden Tag freien Puffer für Unvorhergesehenes ein.
- Wenn nicht alles hineinpasst, sag mir, was verschoben oder abgegeben werden muss.

Zeig das Ergebnis als Tabelle: Tag, Zeitfenster, Aufgabe, geschätzte Dauer.

Wie kannst du die Woche mit KI planen, ohne Zeit zu verlieren?

Wie gut der Plan wird, hängt davon ab, was du der KI gibst. Eine reine Aufgabenliste ergibt einen unrealistischen Zeitplan. Gib ihr besser:

Wenn du diese Angaben jede Woche wiederholst, speichere sie einmal dauerhaft in den benutzerdefinierten Anweisungen deiner KI. Danach machst du erst einmal den Kopf frei.

Prompt 2: aus dem Durcheinander eine klare Liste machen

Hier ist alles, was mir gerade durch den Kopf geht, ohne Ordnung: [freier Text, diktiert oder getippt].
Mach daraus eine Liste klarer Aufgaben, die jeweils mit einem Verb beginnen. Gruppiere sie nach Bereich (Arbeit, Haushalt, Behördenkram, Privates) und markiere Dopplungen und Punkte, die zu vage sind, um echte Aufgaben zu sein.

Welche Aufgaben kommen zuerst dran?

Die Eisenhower-Matrix ordnet jede Aufgabe nach zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die KI wendet sie sehr gut an, wenn du ihr sagst, was dir wichtig ist.

Die Eisenhower-Matrix für deine Woche
KategorieWas du damit machstBeispiel
Dringend und wichtigSofort erledigenUnterlagen, die am Donnerstag fällig sind
Wichtig, nicht dringendFest im Kalender einplanenEine Schulung vorbereiten
Dringend, nicht wichtigAbgeben oder schnell abhakenEine Informationsanfrage beantworten
Weder dringend noch wichtigStreichenAlte Dateien sortieren

Prompt 3: die Eisenhower-Matrix anwenden

Ordne diese Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ein: [Liste].
Meine aktuellen Ziele: [Ziele]. Meine Fristen: [Fristen].
Begründe die Einordnung jeder Aufgabe in einem Satz. Wenn eine Aufgabe unklar formuliert ist, stell mir eine Frage, statt zu raten.

Prompt 4: die 3 Prioritäten der Woche wählen

Hilf mir, aus diesen Aufgaben [Liste] die 3 auszuwählen, die [Ziel] diese Woche am meisten voranbringen. Erklär deine Überlegung und sag mir dann, was ich guten Gewissens liegen lassen kann.

Prompt 5: eine Anfrage freundlich verschieben

Schreib eine kurze, freundliche Nachricht an [Empfänger], um [Aufgabe oder Meeting] auf [neues Datum] zu verschieben. Kontext: [Grund]. Schlag eine konkrete Alternative vor. Ton: professionell, ohne übertriebene Entschuldigungen. Höchstens 80 Wörter.

Weitere Vorlagen für Nachrichten findest du in unseren 10 Prompts für geschäftliche E-Mails.

Große Projekte in machbare Aufgaben zerlegen

Prompt 6: ein Projekt aufteilen

Teile dieses Projekt in Schritte von jeweils 30 bis 90 Minuten auf: [Projekt, Frist, Kontext].
Für jeden Schritt: ein Verb, das erwartete Ergebnis und was ich brauche, um loszulegen. Markiere die Schritte, die von anderen Personen abhängen.

Prompt 7: Aufschieberitis überwinden

Ich schiebe diese Aufgabe seit Tagen vor mir her: [Aufgabe]. Schlag mir einen allerersten Schritt von höchstens 15 Minuten vor, so einfach, dass ich sofort anfangen kann. Nenn mir danach den zweiten.

Prompt 8: Zeitaufwand realistisch schätzen

Hier sind meine Aufgaben und die Zeit, die ich dafür einplane: [Liste mit Dauer]. Markiere die Schätzungen, die dir zu optimistisch vorkommen, erklär warum und schlag eine vorsichtigere Dauer vor.

Wie berücksichtigst du deine Energie?

Prompt 9: nach deinen Leistungshochs planen

Am konzentriertesten bin ich [Zeitpunkt], am müdesten [Zeitpunkt]. Ordne diesen Plan [Plan] so um, dass Denkarbeit in meine Leistungshochs fällt und Routineaufgaben in meine Tiefs. Füge zwischen langen Blöcken kurze Pausen ein.

Prompt 10: nach einer Störung neu planen

Mein Wochenplan [Plan] ist gerade durcheinandergeraten: [Ereignis]. Mir bleiben [verfügbare Zeit]. Schlag einen neuen Plan vor und schütze dabei meine 3 Prioritäten: [Prioritäten]. Liste auf, was in die nächste Woche rutschen muss.

Der Wochenrückblick in 15 Minuten

Prompt 11: Bilanz der Woche ziehen

Hier ist, was ich diese Woche geplant hatte [Plan], und was ich tatsächlich erledigt habe [Erledigtes]. Stell mir 4 Fragen, um die Abweichungen zu verstehen, und fasse dann zusammen: was funktioniert hat, wo es gehakt hat und eine einzige Sache, die ich nächste Woche ändern sollte.

Prompt 12: die nächste Woche vorbereiten

Erstelle auf Basis dieser Bilanz [Bilanz] und der verschobenen Aufgaben [Liste] einen ersten Entwurf für den Plan der nächsten Woche, im selben Format wie zuvor. Markiere Aufgaben, die schon zweimal verschoben wurden, mit einem Sternchen: Ich entscheide dann, ob ich sie behalte.

Zum Einstieg testest du zwei Wochen lang nur Prompt 1 und Prompt 11. Wenn sich die Gewohnheit festigt, nimmst du je nach Bedarf die anderen dazu. Und wenn dir die Ergebnisse zu allgemein vorkommen, wirf noch einmal einen Blick auf die Methode für einen wirksamen Prompt.

Häufige Fragen

Mit welcher KI plane ich meine Woche am besten?

ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot oder Le Chat von Mistral funktionieren alle mit diesen Prompts. Gemini und Copilot lassen sich je nach Tarif leichter mit den Tools von Google und Microsoft verbinden. Nimm den Assistenten, den du ohnehin jeden Tag öffnest.

Kann die KI meinen Kalender automatisch füllen?

Manche Assistenten können sich je nach Tarif und Einstellungen mit einem Kalender verbinden oder Erinnerungen anlegen. Kontrolliere immer, was eingetragen wurde. Am sichersten ist es, den Plan im Chat abzusegnen und ihn dann selbst zu übertragen.

Muss ich für die Planung persönliche Daten angeben?

Nein, allgemeine Rahmenbedingungen reichen: Arbeitszeiten, anonymisierte Termine, Fristen. Verzichte auf Kundennamen, medizinische Details oder vertrauliche Daten deines Arbeitgebers.

Wie lange dauert ein Wochenrückblick mit KI?

Meist reicht eine Viertelstunde: fünf Minuten, um festzuhalten, was erledigt ist, fünf, um die Fragen der KI zu beantworten, fünf, um den nächsten Plan zu bestätigen. Regelmäßigkeit zählt mehr als die Dauer.