Copilot in Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint: 10 Prompts, die wirklich helfen

Copilot steckt in Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint, doch viele Nutzer bleiben bei den Standardvorschlägen. Diese 10 Prompts für Copilot decken die häufigsten Büroaufgaben ab: schreiben, auswerten, zusammenfassen, eine Besprechung nachbereiten, eine Präsentation bauen. Dazu bekommst du den Aufbau, der einen Prompt wirksam macht, und die Grenzen, die von deiner Lizenz abhängen.

Erstelle aus dem Transkript dieser Besprechung ein Protokoll in 4 Teilen:
1. Die getroffenen Entscheidungen, eine pro Zeile.
2. Die Aufgaben in einer Tabelle: Aufgabe, verantwortliche Person, Frist. Wenn Verantwortliche oder Frist nicht genannt wurden, schreib „noch offen“.
3. Die strittigen oder offen gebliebenen Punkte.
4. Die Themen für die Tagesordnung der nächsten Besprechung.

Neutraler, sachlicher Stil, höchstens 250 Wörter. Schreib niemandem Aussagen zu, die nicht im Transkript stehen.

Wie schreibst du gute Prompts für Copilot?

Microsoft empfiehlt, eine Anfrage aus vier Bausteinen aufzubauen: Ziel, Kontext, Erwartungen (Format, Ton, Länge) und Quelle. Der letzte Punkt ist typisch für Copilot, denn er kann je nach Rechten deines Kontos auf deine Dateien, E-Mails und Besprechungen zugreifen. In mehreren Apps wählst du eine Datei aus, indem du ihren Namen nach einem Schrägstrich oder einem @ eintippst. Diese Logik entspricht unserer Methode für den perfekten Prompt.

Zehn Prompts für Copilot in deinen Microsoft-365-Apps

Word: Prompts 1 und 2

1. Schreib auf Basis von [Datei] eine einseitige Entscheidungsvorlage für [Zielgruppe: z. B. die Geschäftsführung]. Aufbau: Ausgangslage, Befunde, Optionen, Empfehlung. Neutraler Ton. Weise auf Informationen hin, die du in der Datei nicht gefunden hast.

2. Lies dieses Dokument und schlag Änderungen vor, die es klarer machen: zu lange Sätze, Wiederholungen, Fachjargon. Stell sie als Liste dar, mit dem ursprünglichen Satz und deinem Vorschlag, ohne den Text direkt zu ändern.

Excel: Prompts 3 und 4

3. Analysiere diese Tabelle mit [Daten: z. B. Umsätzen nach Region]: Was sind die 3 wichtigsten Trends und welche Werte fallen aus dem Rahmen? Erklär, wie du sie erkannt hast.

4. Füge eine Spalte hinzu, die [Berechnung: z. B. die prozentuale Abweichung zwischen Ziel und Ist] berechnet. Erklär die verwendete Formel in einem Satz.

In Excel funktioniert Copilot am besten mit sauberen Daten: eine als Tabelle formatierte Liste, eindeutige Spaltenüberschriften, keine verbundenen Zellen. Prüf immer ein oder zwei Ergebnisse von Hand. Unser Ratgeber zu KI in Excel und Google Sheets erklärt diese Grundregeln ausführlich.

Outlook: Prompts 5 und 6

5. Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen: die ursprüngliche Anfrage, die Positionen der Beteiligten, was von mir erwartet wird und bis wann.

6. Schreib eine Antwort an [Name], die [Anfrage] höflich ablehnt, [Grund] erklärt und [Alternative] vorschlägt. 100 Wörter, freundlicher und bestimmter Ton.

Teams und PowerPoint: Prompts 7 bis 10

7. (Teams, während der Besprechung) Welche Fragen wurden bisher gestellt, aber nicht beantwortet?

8. (Teams, Chat) Fasse den Austausch in diesem Kanal seit [Datum] zu [Thema] zusammen und liste die getroffenen Entscheidungen auf.

9. (PowerPoint) Erstell aus [Word-Datei] eine Präsentation mit [Anzahl] Folien. Ein Gedanke pro Folie, kurze Titel, Sprechernotizen zu jeder Folie.

10. (PowerPoint) Fasse diese Präsentation in 5 Kernbotschaften zusammen und schlag eine Abschlussfolie vor.

Bei PowerPoint hängt die Qualität der Präsentation vor allem vom Quelldokument ab. Eine gut gegliederte Word-Datei mit klaren Überschriften ergibt stimmigere Folien. Betrachte das Ergebnis als erste Fassung, die du überarbeitest, besonders bei Bildern und beim roten Faden. Beides kennst du besser als Copilot.

Welche Lizenz brauchst du für Copilot?

Hinter dem Namen Copilot stecken mehrere Angebote. In Unternehmen hängt der Zugang zu Copilot in den Apps von der Lizenz ab, die deine Organisation vergibt, und von den Funktionen, die der Administrator freischaltet. Auch manche Microsoft-365-Abos für Privatkunden enthalten Copilot in den Apps, teils mit anderen Funktionen. Der Microsoft-Support beschreibt die aktuellen Bedingungen. In Teams setzt eine Zusammenfassung der Besprechung in der Regel voraus, dass die Transkription aktiviert ist.

Die Grenzen, die du kennen solltest

• Copilot sieht, was du siehst. Er nutzt die Dateien, auf die dein Konto Zugriff hat. Ein falsch freigegebenes Dokument kann in einer Antwort auftauchen.
• Zusammenfassungen vereinfachen. Eine Nuance, eine Zahl oder ein Einwand kann verloren gehen. Lies bei wichtigen Entscheidungen die Quelle nach.
• Fehler sind möglich. Wie jeder Assistent kann sich Copilot selbstsicher irren. Unser Artikel über KI-Halluzinationen zeigt, wie du sie erkennst.
• Heikle Besprechungen wie Mitarbeitergespräche oder Personalthemen verdienen eine Abwägung, bevor du Transkription und Zusammenfassung einschaltest.

Fang mit zwei Prompts aus deinem Alltag an, zum Beispiel mit dem Prompt des Tages nach deiner nächsten Besprechung und Prompt 5 bei einem vollen E-Mail-Verlauf. Speichere die, die funktionieren, in einem Dokument und notiere dir die Quelldateien, die du angegeben hast.

Auch lesenswert

KI im Job 3. November 2026

SEO mit KI: 10 Prompts für Suchintention, Gliederung, Titel und interne Verlinkung

SEO mit KI ohne Tricks: 10 Prompts, um Suchintentionen zu analysieren, Gliederungen zu bauen und Titel, Meta-Descriptions, FAQ und Links zu schreiben.

KI im Job 2. November 2026

Angebote mit KI: Konzepte und Zahlungserinnerungen schreiben, ohne den Ton zu verfehlen

Angebote mit KI schreiben, dazu Konzepte und Zahlungserinnerungen: Prompts zum Kopieren, Angaben zum Prüfen und der passende Ton für jede Mahnstufe.

KI im Job 1. November 2026

Protokoll mit KI: von der Transkription zur Aufgabenliste, ohne etwas zu vergessen

Ein Protokoll mit KI erstellen: Prompts für den Weg von der Transkription zu Beschlüssen und Aufgaben, plus Einwilligung der Teilnehmenden und DSGVO.